[peachtree] 想delete / 改AR no.

Question

大家好, 我剛剛幫我而家間公司開peachtree for subsidary, 有個AR GL code想改 / delete, 但係有個error出左:

This account cannot be deleted because it is used in customer defaults...

Click on the Customer & Sales Navaid.

Click Customers, Set Up Customer Defaults.

Check the GL Link Accounts. Change the account you're trying to delete to a different account and then click OK.

Now you should be able to delete the account.

但係我跟足以上提示都找不到 - GL link.

請問各位大大知不知道如何default AR account code?

Many Thanks!

更新:

謝謝Sky的回覆, 其實我之後都找到了方法.

首先, 我的問題是開新公司, 所以不存在影響以前debtor sub-ledger transaction的問題.

方法:

1) 首先開一個你喜歡的新的Debtor Ledger Account (e.g. 12000)

2) 去扮開一張新invoice, 在開invoice的畫面右邊有個"A/R account"的item, 在此改為你剛才新開的account - 12000, 再save.

更新 2:

(註, 如果你在開invoice的畫不找不到那個"A/R account", 那麼你先去呢度改setting:

peachtree主頁頂的menu > Options > Global > Accounting > Hide General Ledger Accounts > 不要tick

改了setting你便可以在開新invoice畫面找到"A/R account")

更新 3:

3) save了新invoice, default 的 Debtor code 都會變成你剛才save的那個12000, 這時候你可以delete返舊果個debtor ledger account code了.

(當然, 你要記得delete返你頭先果張假新invoice啦.)

係咁.

Answer 1

最愛解答

AR GL Code 不能 delete 的原因是因為內賬有數據, 舉例及解釋如下:

A/c Code: 24010000, A/c Name: Trade Debtors A/c ~

在 Trade Debtors (外賬) 之下有很多客戶, 例如: A Co., B Co., C Co., …….. 等, 這些公司稱為內賬, 如果這些公司內有 Transactions, 一定是不能 delete 的, 除非你先開一個新的 Trade Debtors A/c, 把舊 Trade Debtors 內所有公司的 Transactions 都搬進這個新 Trade Debtors A/c, 但要留意的是如果某個客戶曾做 settlement, 你就需要把它還原成未做 settlement 的情況, 然後才可把它搬進新的 A/c, 當舊 Trade Debtors A/c 內所有的 Transaction 都移走了, 並核實餘額為 ‘零’, 你就能夠 delete 這個舊 Trade Debtors A/c.

操作如下:

先 create 一個新 A/c Code: 24020000, A/c Name: Trade Debtors A/c, 選擇一個未做 settlement, 但已開 Invoice 的 B Co. (舉例), 當按入這張 Invoice 的畫面, 選擇上面 Menu Bar 內的 Journal, 只要更改舊 Trade Debtors 的舊 A/c Code 成為新 A/c Code, 再按 OK, 那就完成了.

至於已做 settlement 的 Entry, 按 Customers & Sales > Receive Money > View and Edit Payments Received, 選該張 Receipt, 出現 Receipt 畫面, 選上面 Menu Bar 內的 delete, 那張已做 settlement 的 Invoice 就會還原成未做 settlement 的模樣了. 此時, 你可以根據上段所述更改該張 Invoice 的 “Trade Debtors “ A/c code 了.

所以, 當你要開立有內賬的 A/c 時, 就必需要非常小心及要深思, 一但內賬輸入了很多數據後才決定要 delete 這個外賬的 A/c Code (如: Trade Debtors, Trade Creditors 等), 那就真是大工程了.

請留意: 在 Customer defaults 內, GL Link Accounts 只是連結 GL Sales Account 及 Discount GL Account, 與 Trade Debtors A/c 是無關係的, 請你嘗試根據以上的做法, 你就可以解決問題了.